قسم قبول الوثائق :
الوحدات التابعة لقسم القبول والوثائق
- وحدة القبول
- وحدة الوثائق وخدمة الطالب
- وحدة قبول طلاب المنح
أهداف قسم القبول والوثائق
- تنفيذ سياسة الجامعة بالقبول والتنسيق مع كليات الجامعة لمرحلة القبول من حيث الأعداد والشروط المطلوبة لكل كلية بما يتفق وسياسة الجامعة.
- متابعة عملية القبول الإلكتروني ونتيجة القبول النهائية وإدخال بيانات الطلاب في النظام الأكاديمي.
- تنسيق عملية التحويل من خارج الجامعة حسب الضوابط المنظمة لها.
- التدقيق على ملفات الطلاب المقبولين وحفظها في الأماكن المخصصة حسب الضوابط المنظمة لعملية استلام وتدقيق وحفظ الملفات في القسم بعد تثبيتها في النظام الأكاديمي وتسجيل الأرقام الجامعية عليها.
- متابعة وحل مشاكل الطلاب المقبولين.
- تنظيم إجراءات قبول الطلاب والطالبات من طلاب المنح حسب المنح المخصصة.
- قبول الطلاب الزائرين من الجامعات الأخرى للدراسة بالجامعة الإسلامية بمنيسوتا.
- تنفيذ الانسحاب من القبول للطلاب المقبولين الذين ينسحبون في بداية الدراسة.
- الرد على إيميلات الطلاب واستفساراتهم من خلال البريد المخصص للقبول
- اقتراح الخطط لسير العمل وتطوير وتبسيط إجراءاته .
قسم تدقيق البيانات :
الوحدات التابعة لقسم تدقيق البيانات
- وحدة التدقيق
- وحدة المعلومات والحاسوب
أهداف قسم تدقيق البيانات
- متابعة الحالات الأكاديمية للطلاب والطالبات المنتظمين في الجامعة لمراحل البكالوريوس.
- دراسة حالات الطلاب الذين لديهم موافقات من مجالس الكليات على منحهم فرصة او طلب إعادة قيد و تنفيذ الحالات التي تنطبق عليهم الشروط وعرض الحالات التي لا تنطبق عليها الشروط على لجنة المشاكل الطلابية.
- متابعة وتنفيذ قرارات مجلس الجامعة للطلاب الذين لديهم موافقة على الفرص الاستثنائية.
- تنفيذ قرارات لجان تأديب الطلاب.
- استلام استمارات المعادلات الداخلية والخارجية والتدقيق عليها، وإرسالها لقسم المعادلات للتنفيذ .
- متابعة وتنفيذ التحويل من داخل الجامعة.
- إعداد خطابات الطلاب الزائرين وإدخال بياناتهم في النظام الأكاديمي.
- تزويد الطلاب بتعريف عن وضعهم الأكاديمي.
- اصدار نماذج تحديد المستوى الدراسي للطلاب.
- استلام كشوف رصد الدرجات النهائية من قبل وحدة الكنترول.
- التدقيق على الطلاب والطالبات المتوقع تخرجهم.
- تخريج جميع طلاب وطالبات الجامعة لدرجات البكالوريوس وطباعة وثائقهم.
- ادارة وتشغيل اليوابة الأكاديمية وتـوفير الدعم الشامل والمستمر للكليات والمستخدمين في جميع الأمور المتعلقة به .
- تجهيز الفصول الدراسية على النظام وإجراء متابعة عمليات التسجيل الآلي الكبرى لجميع طلاب الجامعة.
- إجراء عمليات الاحتساب الجماعي للمعدلات التراكمية للطلاب.
- العمل على تحسين شاشات ومخرجات النظام الأكاديمي ومتابعة التطويرات والتعديلات الخاصة به.
- متابعة سير الخدمات الجديدة المقدمة على النظام الأكاديمي ومتابعة جودة تقديمها بالطريقة التي تحقق وظيفتها.
- إرسال الرسائل التنبيهية للطلاب وللكادر التدريسي عن جميع الأحداث والمتغيرات المهمة
- ادارة شبكة العمادة ،حيث يوجد الخـادم الرئيسي للـعمادة في قـسم الحاسـب الآلي والذي يحتـوي على مجـلدات وملفات خاصـة لكل قسم من أقـسام العـمادة ويتم الدخول عليها وفق صلاحيات محددة.
- إدارة خادم خـاص بنـظام الأرشـفـة الإلـكترونـية ، وهو عبـارة عن نـظام للـسجـلات الأكـاديـمـيـة للطلاب والطالبات القدامى.
قسم التسجيل :
الوحدات التابعة لقسم التسجيل
- التسجيل والشؤون الأكاديمية
- المعادلات
- شؤون الخريجين
أهداف قسم التسجيل
- دراسة الخطط المستحدثة من الكليات والأقسام المعنية وإبداء ملاحظات العمادة عليها من النواحي الفنية والأكاديمية وإرسال هذه الملاحظات إلى وحدة المناهج والخطط.
- تحديث الخطط والمقررات الدراسية على الحاسب الآلي بعد إقرارها.
- تحديث الأقسام والتخصصات على الحاسب الآلي بعد إقرارها من جهات الاختصاص.
- متابعه وتحديث الخطط ووضع الضوابط والقيود لها بما يكفل عملية التسجيل وفقا لمتطلبات الكليات سواء للمقررات أو المستويات.
- ارسال نسخ للجداول والخطط إلى الكليات للتعديل عليها.
- متابعة الكليات بشأن تحديث الجداول الدراسية واستخراج تقارير الأخطاء واشعار الكليات بها ووضع الحلول المناسبة لمعالجة تلك الأخطاء.
- التنسيق مع كليات الجامعة بعمل الصيانة النهائية للجداول الدراسية استعداداً للتسجيل النهائي.
- حذف التسجيل التجريبي من قاعدة البيانات.
- إعداد جداول الاختبارات النهائية وقوائم التعارض في الاختبارات للطلاب والطالبات والتنسيق مع الكليات بشأن معالجة ذلك التعارض.
- تسجيل الطلاب الزائرين من خارج الجامعة.
- إلغاء المادة التي يقل عدد المسجلين بها عن الحد المسموح به لفتح المادة.
- إعداد التقويم الدراسي المقترح للعام القادم.
- طباعة السجل الأكاديمي الرسمي للخريجين والمنتظمين والمنقطعين وتحصيل الرسوم الخاصة بذلك.
- إعادة طباعة الوثيقة ( تعديل - مفقود - تالف ) وتحصيل الرسوم الخاصة بذلك.
- إصدار وثائق ( الدكتوراه - الزمالة - الماجستير ) بعد موافقة مجلس الجامعة على منح الدرجة .
- تسليم الشهادات الحائطية ( بكالوريوس- ماجستير - دكتوراه ) للخريجين
- تعديل الأسماء لجميع طلاب الدرجات العلمية باللغة العربية حسب " الهوية الوطنية " والإنجليزية حسب " جواز السفر " .
- الرد على الاستفسارات الخارجية بشان صحة بيانات الخريج في سجلات الجامعة .
- المساهمة في إعداد دليل الخريجين كل عام .
- المساهمة في التجهيز لحفل التخرج وإعداد قوائم الخريجين والمتوقع ومراتب الشرف .
- التصديق على صور وثيقة التخرج.
- تجهيز مذكرتي التخرج للأعداد المتوقع تخرجهم لمنحهم الدرجة من مجلس الجامعة والمتخرجين فعلياً لإحاطة المجلس( بكالوريوس ، دبلوم عالي ، دبلوم ، مشارك ) .
- توزيع وثائق التخرج والسجلات الأكاديمية على الخريجين نهاية كل فصل دراسي بالتعاون مع أقسام العمادة .